基于项目的机械和工厂工程:每年节省4500个工作小时的路径

德国机械和工厂制造商面临的经济压力是出了名的高。为了捍卫其全球领先地位，越来越多的国内供应商在数字转型领域转向现代技术。该领域涵盖了物联网(IoT)及其联网设施和机器、工业4.0和智能工厂，以及大数据和人工智能等领域的倡议。

但这只是硬币的一面。机械和设备工程行业的生产部门在IMU的“数字化改造im Maschinen- und Anlagenbau”(机械和设备工程的数字化改造)研究中获得了很好的评价，但在行政流程的数字化方面，很多公司都落后了。

没有数字化或数字化程度不充分的过程对项目管理有特别显著的影响。延误不可避免地会导致客户的不满，而且，如果合同义务没有履行，就会导致不必要的额外支出——比如昂贵的合同罚款。这种情况对于涉及大量供应商的大型工厂或特殊用途机器尤为严重。

下面的案例研究说明了智能数字化如何影响机械和工厂工程行业的内部流程。

寻找端到端数字化

KSB集团是高质量泵、阀门和相关系统的领先供应商之一。公司成立于1871年的弗兰肯索尔，拥有超过15000名员工，活跃在每个大陆。

在实现基于云的供应商文档之前，KSB的项目合作伙伴和供应商通过电子邮件和文件附件交换信息。集团范围内的归档基础设施不允许集中管理。相反，关键的项目信息被保存在各种收件箱或部门系统中。这有它自己的缺点:项目参与者通常非常费力和耗时地定位某些信息。也很难确定所需文件的目前状况。

这种情况逐步升级到合同处罚是一种真正的风险，因为没有立即看出供应商没有提供必要的文件。控制局面意味着引入复杂的手动控制，这通常需要大量的时间。因此，单是为了收集所需的文档而在截止日期跟踪上花费的时间，对于每个项目来说就高达130个小时。

面对这些挑战，KSB决定实现一个基于云的平台，旨在处理以下任务:

• 集中管理的供应商文档，流程尽可能精简和透明
• 连接到现有SAP系统，以便将销售订单和采购订单编号与文档链接起来
• 自动截止日期监控与提醒功能
• 一种分析供应商交付表现和准时交付可靠性的工具，以减少风险和避免潜在的合同处罚
• 最先进的用户界面和易于使用

总的目的是使供应商更好地参与到这一过程中，以便在早期阶段提请他们注意潜在的问题。新的解决方案还必须支持KSB的努力，以实现更透明的面向客户的存在，并提供更准确的自身性能图像。

实现诸如KSB所定义的目标需要一个包含所有所需功能的解决方案——最好是作为标准产品的一部分。现代供应商文件系统最重要的支柱包括以下方面:

数字供应商文档应该基于云，以确保跨国家、公司和部门边界的无缝协作，将供应链上的所有项目参与者集成到单个系统中。

所有信息都存储在云端的中心位置。通过清晰的文件结构、状态显示和集成的截止日期管理，所有项目参与者总是对文档状态以及所有未决任务和截止日期有一个完整的概述。此外，每当文档被修改或发布时——无论是在内部还是外部——该过程都可以以修订版安全的方式记录下来。

现代供应商文件系统旨在使工厂和机器制造商能够有效地审查其供应商文件，并将其合并到其总文件中，以使其符合标准和指南。基于规则的完整性检查以及自动化的期限管理确保了所有任务都按时完成。这使得繁琐的来回电子邮件通信成为历史。

一个数字化的端到端解决方案应该有一个图形化的流程编辑器，允许用户创建定制的和跨公司的流程—最好不需要编程技能。这使得供应商和客户可以很容易地集成到流程中。

一旦定义了流程，就会自动发出截止日期提醒，以确保任务按时完成，并且不会忽略截止日期和交付日期。

作为任何现代供应商文档解决方案的一部分的产品都应该具有大量的标准化接口，用于默认情况下连接到现有的ERP (SAP)、CRM和PIM系统。这就消除了手动数据维护的需要。

文档模板和集中管理的文本模块可以支持和加速整个文档的创建。文档模板还确保了统一的外观。可直接在字处理程序中使用的即用文本模块有助于确保警告等公式的一致性。

由于许多流程都涉及到处理敏感数据，因此在登录过程中结合双因素身份验证，巧妙设计的角色和权限模型应确保只有授权人员才能访问信息和文档。这就建立了关于允许谁查看、编辑、审查或批准哪些内容的明确规则。系统还记录对每个文档的每次访问。

最后但并非最不重要的是，一个直观的、基于web的用户界面，它应该以多种语言可用，确保高水平的可用性。

KSB如何从现代解决方案中受益

通过实施基于云的流程驱动的供应商文档系统，KSB成功地实现了它所确定的目标。作为核心需求之一，项目文档现在被集中存储并在全球范围内访问。除了其他好处外，这意味着参与分配的所有各方——包括供应商——都可以根据其授权权限检索最新的文档版本。新系统的另一个主要优势是它的高可用性。只要有一个连接互联网的浏览器，就能充分发挥系统的潜力。

佩格尼茨KSB SE & Co. KGaA公司的运营采购泵和系统Christian Strobl描述了以下优点:“可以灵活处理对数字供应商文档的访问。例如，如果我们增加一个来自智利的新供应商，他们可以像来自法国的供应商一样轻松登录，而不需要安装软件。”

由于智能批量上传，在创建客户文档时还可以节省大量时间。上传的工作方式如下:客户的文档根据KSB的规范自动重命名，并与注释一起分配给订单的相关订单项。以前，这些任务必须手动执行。

新平台中可用的许多协作功能是它如何提高项目管理效率和质量的另一个例子。例如，可以为文档提供注释，只有KSB员工或所有相关人员可以查看这些注释。

换句话说:通过新的基于云和流程驱动的供应商文档解决方案，KSB现在拥有了一个单一的全球平台，用于与供应商和客户的所有通信、文档管理和文档处理。

作者:Andreas Dangl是Fabasoft云服务业务部门主管。在此职位上，他负责Fabasoft Cloud的战略定位。此外，他还为来自各行各业的公司提供实施云解决方案方面的咨询和支持。