技术文章:通过数字化供应商文档提高生产过程效率

鉴于德国工厂和机械工程行业目前的蓬勃发展，如果企业希望在竞争中胜出，并确保其业务不受未来影响，就必须特别具有创造力。

除了大量订单外，合同和法律参数产生的大量文件要求也需要满足:按时完成项目验收过程需要完整的供应商文件。

这意味着除了项目和产品特定文件外，每一个泵部件都必须提供安全文件、保证书、认证、批准和许可文件或维护手册。因此，机械工程专业领域的供应商文档可能包含数千份以上的文档。文档通常使用上传服务器或作为电子邮件附件传输。不同的沟通渠道使得项目经理跟踪当前文档状态变得越来越复杂，这样他们就可以确定哪些供应商已经提供了所需的文档服务，以及在哪里需要采取行动。如果供应商文档中的文档不完整或缺失，则可能导致项目进度的延迟，或者更糟的是，公司甚至可能面临合同处罚。最重要的是，通过电子邮件和各种下载平台交换文档也会降低项目效率，并使跟踪文档的所有部分是否完整的工作复杂化。

中央数字文档——信息枢纽

如果专业机械工程和工厂建设中的技术编辑工作要跨生产现场和企业边界高效地处理，那么完美和集中的文档是至关重要的。在这种情况下，基于云的系统非常适合满足所有相关方的需求——组件制造商、产品制造商、工厂制造商、当局或客户——有效地并符合所需的安全标准。

永久的可用性

工厂和机械工程的商业环境显然是国际化的，并强调了基于云的解决方案所提供的永久可用性的优势。供应商文档可以在任何地点全天候创建，文档审批可以在应用程序中方便地处理。工作流使跨国界和时区的高效协调成为可能。唯一的先决条件是一个(移动)设备与html5兼容的网页浏览器和互联网连接。即使互联网连接暂时中断，基于云的产品也提供离线模式。一旦Internet连接重新建立，“正在进行中”的文档将自动同步回供应商文档。

实践中的供应商文件

在建筑服务工程、工业、水管理、能源部门和采矿业领域提供泵、阀门和系统的全球领先供应商正在利用基于云的供应商文档，并将其采购流程(包括文档)数字化。

该公司的采购流程如下:泵制造商收到一个产品订单。订单被输入SAP，在被转移到数字供应商文档系统之前被分解为订单项目和相应的贸易部分。最大文档列表已经存储在软件解决方案中，这意味着设计工程师只需要从部件列表中选择泵特定需要的文档类型(操作手册、数据表、接线图、证书等)。之后，泵制造商确定和委托其子供应商为各种贸易零件。给下级供应商的零件订单被输入到相关的ERP(企业资源计划)系统中。同时，每个子供应商都可以在基于云的供应商文档系统中访问自己的“存储库”，并可以合并所需的所有不同类型的文档，甚至可以直接使用文档模板创建它们。通过文档状态和自动化工作流，所有与文档相关的信息都以一种有组织的和可跟踪的格式进行传输、处理和批准，以便组件生产可以毫不拖延地开始。泵制造商可以快速有效地检查每一个单独的子供应商的文件状态，并在必要时采取纠正措施，也可以用来自泵物理制造现场的自己的文件补充整体文件。一旦文件完成并涵盖了所有产品和贸易部分，就可以转发给客户了- - - - - -还是通过云中的供应商文档。为此，客户要么接受对供应商文档的访问权，要么通过接口将文档传输到客户系统。

底线

基于云的数字供应商文档版本的独特优势在于在公司中实现的速度以及在集成供应链上的利益相关者时的灵活性。该解决方案减少了操作和维护IT基础设施所涉及的成本和内部工作负载，并使它们更可预测。整个供应商文档创建过程是透明的，对所有相关方都是可追溯的。消除了沟通中因误解造成的延误。然而，在选择基于云的产品时，数据保护和数据安全问题值得仔细考虑;选择标准包括供应商在欧盟的数据存储和适当的认证。

作者:Andreas Dangl是Fabasoft云服务业务部门主管。